Informativa
Privacy Estesa

1. Inquadramento Generale del Trattamento

Ai sensi dell’art. 4, punto 7 del GDPR, il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti, elaborati e archiviati sia in modalità analogica (cartacea) che digitale attraverso questo sito istituzionale e nello svolgimento quotidiano delle attività professionali dello Studio è il Dott. Ivan Toscano. Il Titolare garantisce la massima riservatezza e sicurezza dei dati trattati, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate ai rischi potenziali, in conformità con l’art. 32 del GDPR.

2. Tipologia e Categorie di Dati Personali Sottoposti a Trattamento

Lo Studio opera in qualità di mandatario per l’amministrazione di immobili, gestione patrimoniale e intermediario fiscale abilitato. Di conseguenza, i dati personali trattati variano a seconda delle interazioni con l’utente e si dividono nelle seguenti macro-categorie:

A. Flussi di Dati connessi all’Amministrazione Condominiale

In forza del mandato assembleare ricevuto ai sensi dell’art. 1129 c.c., vengono trattati i seguenti dati di proprietari, conduttori, usufruttuari e titolari di diritti reali:

• Dati Anagrafici Elementari: Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, sesso, nazionalità, indirizzo completo di residenza e/o domicilio fiscale eletto.
• Dati di Contatto Reperibili: Numeri di utenze telefoniche fisse e mobili, indirizzi email ordinari, indirizzi di Posta Elettronica Certificata (PEC).
• Dati Patrimoniali e Catastali: Identificativi catastali delle unità immobiliari (foglio, particella, subalterno, rendita catastale, consistenza in vani), quote millesimali di comproprietà generale, scale, ascensore e riscaldamento.
• Dati Contabili e Finanziari: Coordinate bancarie (IBAN) del pagatore, storici dei versamenti delle rate condominiali preventive e consuntive, rendiconti di riparto, registri dei flussi finanziari del conto corrente condominiale intestato al condominio (art. 1129, co. 7 c.c.), dati relativi a procedure di recupero crediti o decreti ingiuntivi per morosità.
• Dati Obbligatori ex Lege: Informazioni relative alle condizioni di sicurezza delle singole unità immobiliari, necessarie alla corretta tenuta del Registro di Anagrafe Condominiale Art. 1130, n. 6 c.c..

B. Flussi di Dati legati al Property Management e Locazioni

In relazione ai servizi di gestione economica e manutentiva di singoli immobili o grandi patrimoni immobiliari di proprietà uniche o societarie:

• Estremi di contratti di locazione ad uso abitativo o commerciale, canoni annuali, scadenze contrattuali, verbali di consegna dell’immobile (check-in/check-out).
• Dati fiscali dei conduttori e referenze reddituali (buste paga, modelli CUD/730) acquisite per la valutazione del merito creditizio prima della stipula.
• Registrazioni telematiche effettuate in qualità di intermediario abilitato (Modello RLI, calcoli di imposte di registro, opzioni per la Cedolare Secca).

C. Dati per Servizi Fiscali e Assistenza CAF

In merito alle richieste esplicite di elaborazione documentale fiscale avanzate dai clienti:

• Dati reddituali, patrimoniali e familiari necessari per la stesura di Modelli 730, RED, Modelli Redditi Persone Fisiche, calcolo dell’ISEE e relativi quadri analitici.
• Dati dei dipendenti del condominio (es. portieri) o dei fornitori (artigiani, ditte edili) per l’elaborazione dei modelli di sostituto d’imposta, emissione di Certificazioni Uniche (CU) e Quadro AC/Modello 770.

D. Dati di Navigazione, Log e Sicurezza del Sito

I sistemi informatici preposti al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (indirizzi IP, nomi a dominio dei computer, orario della richiesta, metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, dimensione del file ottenuto in risposta).

3. Finalità del Trattamento, Basi Giuridiche e Obbligatorietà

Il trattamento dei dati personali da parte dello Studio Estus avviene esclusivamente in presenza di presupposti di liceità chiaramente definiti dal GDPR:

4. Modalità del Trattamento, Misure di Sicurezza e Hosting

Il trattamento dei dati personali avviene mediante l’utilizzo di supporti sia cartacei (archivi fisici sotto chiave con accesso limitato) sia informatici/telematici (software gestionali di contabilità immobiliare protetti da credenziali di accesso univoche e conformi alle policy di complessità vigenti).

I dati legati al sito web sono ospitati all’interno di server situati nello Spazio Economico Europeo (SEE) presso strutture di Cloud Hosting dotate di elevati standard di sicurezza fisica e logica, monitorate h24 contro attacchi informatici o tentativi di esfiltrazione dati.

5. Ambito di Communication dei Dati

I dati personali non sono mai oggetto di diffusione a soggetti terzi indeterminati per scopi pubblicitari o di marketing. La comunicazione a soggetti terzi avviene esclusivamente per l’adempimento del mandato o di obblighi normativi, e riguarda:

1. Enti Pubblici e Amministrazioni Finanziarie: Agenzia delle Entrate, uffici comunali tributari (per dichiarazioni IMU/TARI), istituti previdenziali.
2. Istituti di Credito: La banca presso cui è radicato il conto corrente del condominio o dello studio, per l’esecuzione di bonifici (es. per detrazioni fiscali) e incassi delle rate.
3. Fornitori e Manutentori: Imprese edili, ascensoristi, idraulici, elettricisti, limitatamente ai soli dati di contatto e indirizzo necessari per pianificare ed eseguire gli interventi di riparazione urgenti o deliberati.
4. Professionisti Convenzionati: Avvocati incaricati della tutela giudiziaria delle gestioni o del recupero crediti, ingegneri o geometri per le verifiche straordinarie sui fabbricati.
5. Altri partecipanti al Condominio: Nei limiti strettamente previsti dalla legge, ciascun condòmino ha diritto di accedere ai documenti contabili e ai registri del condominio, che possono contenere dati relativi agli altri partecipanti (es. stato dei pagamenti).

6. Criteri di Determinazione del Periodo di Conservazione

Nel rispetto del principio di “limitazione della conservazione” Art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR, lo Studio conserva i dati secondo i seguenti binari temporali tassativi:

• Scritture Contabili, Fatture e Documenti Fiscali: Conservati per 10 anni dalla chiusura dell’esercizio o dalla cessazione del rapporto contrattuale, in base a quanto prescritto dall’art. 2220 c.c. e dalle disposizioni fiscali in materia di accertamento.
• Atti e Registri Verbali del Condominio: Conservazione permanente ed illimitata, trattandosi di atti formali costitutivi della gestione immobiliare, necessari anche per la verifica storica dei diritti di proprietà.
• Fotografie dei Contatori con Watermark GPS: Conservate all’interno dei server di posta per un periodo massimo di 10 anni associato alla rendicontazione dei consumi idrici della gestione specifica, dopodiché distrutte.
• Dati di Contatto per Richieste Pendenti: Qualora l’utente compili un modulo di richiesta informazioni o preventivo senza che segua alcuna conclusione contrattuale, i dati vengono integralmente cancellati dai sistemi entro un tempo massimo di 12 mesi.

7. Diritti Spettanti all’Interessato (Artt. 15-22 del GDPR)

Ciascun utente o cliente, in quanto soggetto interessato dal trattamento, può esercitare in qualsiasi momento i diritti sanciti dal quadro normativo europeo, inviando un’istanza priva di formalità direttamente all’indirizzo del Titolare. Nello specifico si garantisce il Diritto di Accesso (Art. 15), il Diritto di Rettifica (Art. 16), il Diritto alla Cancellazione / Oblio (Art. 17) ove applicabile, il Diritto alla Limitazione del Trattamento (Art. 18), il Diritto alla Portabilità (Art. 20) e il Diritto di Opposizione (Art. 21).

Le richieste di esercizio dei diritti possono essere inviate all’indirizzo email: info@estus.it. Lo Studio risponderà entro 30 giorni dal ricevimento dell’istanza.

8. Diritto di Proporre Reclamo all’Autorità Garante

Si informa l’interessato che, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in aperta violazione delle norme del Regolamento UE 2016/679, ha il pieno e legittimo diritto di proporre un reclamo formale all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. Le modalità sono consultabili sul portale telematico ufficiale dell’Autorità all’indirizzo: www.garanteprivacy.it, oppure inviando una comunicazione a mezzo raccomandata A/R indirizzata a Piazza Venezia, n. 11 – 00187 – Roma.